Wie die Bäckerei Steinhaus ihre Buchhaltung revolutionierte

Eine mittelständische Bäckerei aus dem Ruhrgebiet stand vor einem typischen Problem: Die Finanzprozesse waren chaotisch, Belege verschwanden regelmäßig und am Monatsende herrschte Panik. Was dann passierte, zeigt eindrucksvoll, wie durchdachte Systeme den Unterschied machen.

Kundenprofil

Unternehmen

Bäckerei Steinhaus GmbH

Branche

Lebensmittelhandwerk

Standort

Essen, Nordrhein-Westfalen

Mitarbeiteranzahl

38 Personen

Projektzeitraum

März 2024 – Januar 2025

Von analogen Ordnern zu digitaler Klarheit

Pia Steinhaus führt das Familienunternehmen in dritter Generation. Sechs Filialen, eine Produktionsstätte und ein kleines Café – alles lief gut, bis auf die Verwaltung. "Wir hatten Schuhkartons voller Quittungen", erzählt sie offen. "Mein Vater hatte sein System, aber das funktionierte nur in seinem Kopf."

Als der Steuerberater im Februar 2024 zum dritten Mal nach fehlenden Unterlagen fragte, wurde klar: So geht es nicht weiter. Die Buchhaltung fraß Zeit, die niemand hatte. Und das Gefühl, ständig etwas zu übersehen, nagte an allen Beteiligten.

Besonders problematisch war die Situation bei den Lieferantenrechnungen. Jede Filiale bestellte selbstständig, Rechnungen landeten irgendwo – manchmal beim Fahrer, manchmal im Büro, oft auch einfach verschwunden. Die Folge: Mahngebühren, doppelte Zahlungen und ein permanentes Durcheinander.

Die konkreten Probleme im Detail

Drei Hauptbereiche machten der Bäckerei das Leben schwer. Jeder für sich wäre lösbar gewesen – zusammen ergaben sie ein Chaos, das zunehmend Ressourcen verschlang.

Belegverwaltung im freien Fall

Kassenzettel, Lieferscheine und Rechnungen existierten nur auf Papier. Oft landeten sie in verschiedenen Ordnern – oder gar nicht erst dort. Bei Nachfragen dauerte die Suche manchmal Tage.

Zeitfresser Monatsabschluss

Jeder Monatsabschluss bedeutete Überstunden für drei Personen. Belege sortieren, Zahlen übertragen, Fehler suchen – ein Prozess, der regelmäßig bis zu fünf Arbeitstage verschlang.

Fehlende Übersicht

Wie liefen die einzelnen Filialen? Welche Produkte rentierten sich? Diese Fragen ließen sich nur mit viel Aufwand und oft erst rückwirkend beantworten. Für Entscheidungen kam das meistens zu spät.

Der Weg zur strukturierten Finanzverwaltung

Statt alles auf einmal umzukrempeln, haben wir Schritt für Schritt vorgegangen. Wichtig war uns, dass die Mitarbeitenden mitziehen – ohne sie funktioniert das beste System nicht.

Digitalisierung aller eingehenden Belege direkt an der Quelle – jede Filiale bekam einen Scanner
Einführung klarer Ablageregeln mit eindeutigen Kategorien, die auch ohne Buchhaltungskenntnisse verständlich sind
Anbindung der Kassensysteme an die zentrale Finanzsoftware für automatischen Datenabgleich
Schulung der Filialleiter in kompakter Form – zwei Nachmittage, praxisnah und ohne Fachchinesisch
Einrichtung eines wöchentlichen Kontrollrhythmus statt monatlichem Krisenmanagement

Die Umstellung dauerte etwa vier Monate. Die ersten Wochen waren holprig – neue Prozesse brauchen Zeit. Aber bereits nach zwei Monaten zeigten sich die ersten spürbaren Verbesserungen im Tagesgeschäft.

Moderne digitale Belegverwaltung im Einsatz bei der Bäckerei Steinhaus

Was sich konkret verändert hat

Nach zehn Monaten mit dem neuen System haben wir gemeinsam Bilanz gezogen. Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache – aber noch wichtiger ist das veränderte Arbeitsgefühl im Team.

78%

weniger Zeitaufwand für Monatsabschluss

100%

Belegverfügbarkeit bei Nachfragen

2 Tage

statt 5 Tage für Abschlusserstellung

0€

Mahngebühren seit August 2024

Weitere messbare Verbesserungen

Filialleiter haben wöchentlich aktuelle Zahlen ihrer Standorte verfügbar
Rechnungen werden durchschnittlich 12 Tage früher bezahlt
Steuerberater erhält vollständige Unterlagen ohne Nachfragen
Mitarbeitende in der Verwaltung haben Zeit für andere wichtige Aufgaben
Produktentscheidungen basieren jetzt auf echten Zahlen statt Bauchgefühl
Keine nächtlichen Panikattacken mehr vor dem Steuertermin

Ehrlich gesagt war ich skeptisch. So viel Veränderung auf einmal – und dann sollte das auch noch einfacher werden? Aber es stimmt tatsächlich. Meine Filialleiter haben jetzt Zugriff auf ihre Zahlen, ohne mich ständig zu fragen. Und ich schlafe nachts wieder besser, weil ich weiß, dass nichts mehr verloren geht. Das Beste: Wir haben endlich Zeit, uns um die Bäckerei zu kümmern, statt ständig Papiere zu sortieren.

Pia Steinhaus

Geschäftsführerin, Bäckerei Steinhaus GmbH

Ihr Projekt besprechen

zantheriqo